Mezuniyet yıllığında kişisel veriler: KVKK, veli onayı ve okulun yapması gerekenler

Yıllık hazırlamak, bir sınıfın en güzel işlerinden biri. Ama bir yıllığın içinde isimler, yüzler ve çocukların birbirine yazdığı kişisel cümleler var. Yani yıllık, aynı zamanda bir veri meselesi. Bu yazı okul yöneticileri, öğretmenler ve veliler için; amaç korkutmak değil, işin nasıl düzgün yürüyeceğini sade bir dille anlatmak.

Önemli bir not: Burada anlatılanlar genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir. Her okulun durumu farklı olabilir. Kendi sürecinizi kurarken okulunuzun hukuk danışmanıyla ya da veri sorumlusu olarak belirlediği kişiyle konuşun.

Yıllıkta hangi bilgiler kişisel veri sayılır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kimliği belli ya da belirlenebilir bir kişiye ait her bilgiyi kişisel veri sayar. Bir yıllık düşünüldüğünde bu liste uzun:

• Ad ve soyad. Her sayfanın başında yazar.
• Sınıf, okul ve şube bilgisi. Tek başına masum görünür, ama ad ile birleşince bir çocuğun nerede okuduğunu söyler.
• Fotoğraflar. Portre, sınıf fotoğrafı, anı duvarındaki kareler.
• Mesajlar. Arkadaşlara yazılan satırlar, kişisel anılar, iç şakalar.
• İletişim bilgileri. Telefon numarası ve e-posta adresi. Bunlar yıllığa basılmak zorunda değildir ama uygulamayı kullanırken toplanabilir.
• Sesli ve görüntülü anılar. Bir sesin ya da yüzün kaydı da veridir.

Kısacası, yıllıktaki hemen her şey veridir. Bu kötü bir şey değil; yeter ki bu verinin kime ait olduğu ve kimin sorumlu olduğu bilinsin.

18 yaşından küçük öğrencilerde veli onayı neden önemli?

Reşit olmayan bir çocuk, kendi verisi hakkında hukuken tam karar veremez. Bu yüzden okullar genellikle öğrencinin yerine velinin bilgilendirilmesine ve onayına dayanır. Anaokulundan liseye kadar neredeyse tüm yıllıklar bu gruba girer.

Pratikte şu fark önemli: Veli, çocuğunun fotoğrafının bir kitaba ve dijital bir sürüme girdiğini bilmeli. Mesajlarının başka çocuklarca okunacağını bilmeli. Verinin nerede durduğunu bilmeli. Ve “hayır” diyebilmeli. Onay, “çocuğunuz yıllıkta yer alacak” diye haber vermek değil; seçenek sunmaktır.

Bir de yaş meselesi var. Ortaokul ve lise öğrencileri çoğu zaman sürecin aktif tarafıdır; mesaj yazar, sınıf başkanlığı yapar. Bu yaşlarda bile onay velinin elindedir, ama çocuğun da süreçte bir söz hakkı olması hem pedagojik hem pratik olarak daha sağlıklıdır. Çocuk ne olduğunu bilirse, veliyle konuşması da kolaylaşır.

Açık rıza ile aydınlatma metni: sade dille fark

İki kavram sık karıştırılır. Mutfak masasında anlatır gibi söyleyelim.

Aydınlatma metni

Okulun, “Şunu topluyoruz, şu sebeple kullanıyoruz, şu kadar süre saklıyoruz, şu kişilerle paylaşıyoruz, haklarınız şunlar” dediği bilgilendirmedir. Burada onay istenmez; bilgi verilir. Veri sorumlusunun bu bilgiyi vermesi bir yükümlülüktür. Metin anlaşılır olmalı: dört sayfalık hukuk dili, bilgilendirmiş saymaz.

Açık rıza

Bilgilendirildikten sonra, belirli bir konuda, kimse zorlamadan verilen onaydır. Üç parçası var: belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilmiş olması. “Yıllığa katılmak için her şeyi kabul etmek zorundasın” demek, özgür irade tarafında sorun yaratabilir.

Her veri işlemenin açık rızaya dayanması gerekmez; kanun bazı durumlarda başka dayanaklar da tanır. Hangi işlemin hangi dayanağa oturduğu hukuki bir değerlendirmedir ve bunu okulunuzun danışmanı yapmalıdır. Ama pratikte şu kural işe yarar: fotoğraf gibi “olmasa da yıllık yapılabilir” kısımlar için ayrı ve isteğe bağlı bir onay almak, tartışmayı baştan kapatır.

Tek bir imza yerine ayrı onaylar

En sık yapılan hata, tek bir kâğıda her şeyi koymaktır: “Veri işlenmesine, fotoğrafların yayımlanmasına, yurt dışına aktarılmasına onay veriyorum.” Veli bir şeye evet, başka bir şeye hayır demek istese bile tek kutuyla karşılaşır. Daha iyi olan, onayları ayırmaktır:

1. Verinin işlenmesi: Yıllığın yapılabilmesi için gereken temel bilgiler.
2. Yurt dışında saklama: Veri yurt dışındaki bir sunucuda duruyorsa, bu ayrı bir konu olarak sorulmalı.
3. Fotoğraf: İsteğe bağlı. Veli vermezse çocuk yıllıktan dışlanmamalı.
4. Yapay zekâ ile ek denetim: Bir araç kullanılıyorsa, bu da isteğe bağlı ayrı bir seçim olmalı.

Bu yapının bir faydası daha var: velinin güveni artar. “Hepsini ya da hiçbirini” demeyen bir okul, ciddiye alındığını gösterir.

Verinin yurt dışında saklanması

Birçok modern uygulama, verileri yurt dışındaki bulut sunucularında tutar. Bu kendi başına yasak ya da kötü bir şey değildir, ama KVKK’da yurt dışına aktarım için ayrı kurallar var. Bu kuralların ayrıntısı ve güncel hali değişebilir; okul bunu hukuk danışmanıyla kontrol etmelidir.

Velinin açısından basit olan soru şu: “Çocuğumun verisi nerede duruyor?” Cevap net olmalı. Bir okul ya da hizmet sağlayıcı bu soruya “bulutta” diye yanıt veriyorsa, yetersiz bir cevap vermiş demektir. Ülke, hatta mümkünse şehir söylenmeli.

Veri ne kadar süre tutulur?

KVKK’nın temel fikirlerinden biri şu: veri, işlenme amacı için gerekli olduğu kadar tutulur. Yıllık teslim edildikten sonra, fotoğrafların ve mesajların sunucuda yıllarca beklemesinin bir sebebi yoktur.

Okulun yapması gereken, bir saklama süresi belirlemek ve bunu aydınlatma metnine yazmaktır. Süre dolduğunda ne olacağı da belli olmalı: silinir mi, anonim hale mi getirilir? Boş bırakılan bu soru, bir yıl sonra bir velinin “fotoğrafım hâlâ orada mı?” diye sormasına dönüşür.

Velinin hakları ve onayı geri çekmek

KVKK’nın 11. maddesi, kişilere kendi verileri üzerinde bazı haklar tanır. Kabaca şunlar: verisinin işlenip işlenmediğini öğrenmek, işlenmişse bilgi istemek, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek, verinin aktarıldığı kişileri bilmek, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini istemek, silinmesini ya da yok edilmesini istemek ve haklarını ihlal eden bir sonuca itiraz etmek. Zarara uğrayan kişi, zararın giderilmesini de talep edebilir.

Çocuklar için bu haklar velilerce kullanılır. Pratikte okul için kritik olan şey, bir velinin “onayımı geri çekiyorum” ya da “verimi silin” dediği günde kimin ne yapacağını önceden bilmesidir. Başvurunun kime yapılacağı, kaç günde yanıtlanacağı, silme işleminin nasıl yürüyeceği aydınlatma metninde yazılmalıdır.

Kepyil bu konuları nasıl ele alıyor?

Kepyil, sınıfça birlikte mezuniyet yıllığı hazırlamak için bir mobil uygulama. Aşağıdakiler, ürünün bugün gerçekten yaptığı şeyler.

• Roller net. Veri sorumlusu okuldur; Kepyil okul adına veriyi işler.
• 18 yaşından küçükler için ayrı veli onayları. Veri işleme, yurt dışında saklama, fotoğraf (isteğe bağlı) ve yapay zekâ denetimi (isteğe bağlı) ayrı ayrı sorulur.
• Fotoğraf onayı verilmezse fotoğraf yerine öğrencinin baş harfleri görünür. Çocuk yıllıkta yine yer alır.
• 13 yaşından küçük çocuklar: Velisi uygulamayı çocuk adına kullanır ve onayını aynı adımda verir. Kardeşler ya da ikizler için çocuklar arasında geçiş yapabilir.
• 13 yaşından büyük sınıf temsilcileri: Yıllık başlatmak isteyen 18 yaşından küçük bir öğrencinin önce velisi onay verir; sürece sorumlu yetişkin olarak bir öğretmen ya da veli de katılır.
• Sunucular: Almanya’nın Frankfurt şehrinde, yani Avrupa Birliği’ndedir.
• Telefon numaraları ve e-postalar yalnızca öğretmenler ve okul yönetimi tarafından görülür. Veri hiçbir zaman reklam için kullanılmaz ve satılmaz.
• Mesajlar yayımlanmadan önce otomatik kontrol edilir. Küfür, hakaret, telefon numarası gibi kişisel veriler ve basılamayan karakterler yakalanır. Velinin onayı varsa ayrıca, isimleri çıkarılmış hâlde bir yapay zekâ modeli de bakar. Emin olunamayanlar öğretmene gider.
• Öğrenci kendi mesajları üzerinde söz sahibidir: Mesajı gizleyebilir, bildirebilir, birini engelleyebilir.
• Saklama: Özgün fotoğraflar ve mesajlar, yıllık teslim edildikten 12 ay sonra silinir.
• Hesap silme: Hesap hemen kapanır, 30 gün sonra tamamen silinir.
• Giriş: E-postaya gelen tek kullanımlık kodla yapılır; parola yoktur.

Bu başlıkların daha ayrıntılı hâli için güvenlik ve gizlilik sayfalarına bakabilirsiniz. Velilerin sürece nasıl katıldığını veliler sayfasında anlattık.

Bir uyarı daha: Bir uygulamanın bu özelliklere sahip olması, okulun kendi yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Okul veri sorumlusu olarak kendi aydınlatma metnini, kendi saklama politikasını ve başvuru yöntemini hazırlamaya devam eder.

Okul için pratik kontrol listesi

Bir yıllık projesine başlamadan önce, okul yönetimi ve öğretmenler şu soruları cevaplayabilmeli:

1. Kim veri sorumlusu? Okul mu, kurucu kuruluş mu? Hizmet sağlayıcıyla sözleşme var mı?
2. Hangi veriler toplanacak? Ad, sınıf, fotoğraf, mesaj, iletişim bilgisi. Gereğinden fazlası istenmemeli.
3. Aydınlatma metni hazır mı? Anlaşılır, kısa, velinin okuyabileceği dilde mi?
4. Onaylar ayrı mı? Fotoğraf gibi isteğe bağlı konular ayrı bir kutuda mı?
5. Onay vermeyen velinin çocuğu ne olacak? Yıllıktan dışlanmamalı; alternatif (örneğin baş harfler) hazır olmalı.
6. Veri nerede saklanıyor? Ülke ve şehir biliniyor mu? Yurt dışı için ayrı onay ve hukuki kontrol yapıldı mı?
7. Saklama süresi yazılı mı? Süre sonunda silme nasıl olacak?
8. Kim neyi görüyor? İletişim bilgilerini yalnızca ilgili yetişkinler görmeli.
9. Başvuru yolu belli mi? Bir veli onayını geri çekmek ya da silme istemek isterse kime yazacak?
10. Mesajlar kontrol ediliyor mu? Çocukların birbirine yazdığı metinlerde kişisel bilgi sızması, hakaret ya da zarar verici içerik olabilir.
11. Hukuk danışmanı baktı mı? Tüm bu belgeler yayına çıkmadan önce okulun danışmanından geçmeli.

Veliler okula hangi soruları sorabilir?

Veliyseniz ve yıllık için bir onay formu aldıysanız, şunları sormak hakkınızdır:

• Çocuğumun hangi bilgileri toplanıyor?
• Fotoğrafı kimler görecek? Onay vermezsem ne olacak?
• Veri nerede, ne kadar süre saklanacak?
• Fikrimi değiştirirsem kime başvuracağım?
• Yıllık basılmasa bile dijital sürümde çocuğum yer alacak mı, o sürümü kimler görecek?

İyi bir okul bu soruları rahatsız edici bulmaz; çünkü yanıtları hazırdır.

Güven, yıllığın görünmeyen sayfasıdır

Bir yıllığın en iyi hali, yıllar sonra rahatça açılabilmesidir. Bunun için bütün veliler ve öğrenciler, baştan bilgilendirilmiş ve ayrı ayrı seçebilmiş olmalı. Sınıfın birbirine yazdıklarının güvende olduğunu bilmek, mesajları da daha içten yazdırır.

Sürecin geri kalanını merak ediyorsanız mezuniyet yıllığı nasıl hazırlanır yazımıza göz atabilirsiniz.