Gizlilik Politikası

Kepyil, okulların ve sınıfların mezuniyet yıllığını birlikte hazırladığı bir uygulamadır: iOS ve Android uygulaması, app.mezuniyetyilligi.com ve okul paneli. Bu politika, Kepyil’i kullanırken hangi kişisel verilerin işlendiğini, neden işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki haklarınızı anlatır.

Veri sorumlusu kim?

Kimin veri sorumlusu olduğu, yıllığın nasıl açıldığına bağlıdır:

• Okulun Kepyil ile sözleşme yaparak kullandığı yıllıklarda veri sorumlusu okuldur. Kepyil, verileri okul adına ve okulun talimatıyla işler (veri işleyen).
• Bir öğretmenin, velinin ya da öğrencinin uygulamadan kendisinin açtığı yıllıklarda veri sorumlusu Kepyil’dir.
• Her durumda hesap, giriş, satın alma ve güvenlik kayıtları için veri sorumlusu Kepyil’dir.

Kepyil: [şirket unvanı], [şirket adresi]. Bize [email protected] adresinden ya da [KEP adresi] KEP adresinden ulaşabilirsiniz.

Hangi verileri işliyoruz?

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, rol (öğrenci, öğretmen, veli, okul yöneticisi), okul ve sınıf; giriş kodunu gönderdiğimiz telefon numarası ya da e-posta adresi; okul eklediyse öğrenci numarası.
• Yaş: yalnızca doğum yılı. Veli onayı ya da veli yönetimi gerekip gerekmediğini anlamak için kullanılır. Doğum tarihi ve T.C. kimlik numarası istenmez.
• Yıllık içeriği: yazdığınız ve size yazılan yıllık yazıları, profil cevaplarınız, portre fotoğrafınız, anı duvarına eklenen fotoğraflar ve açıklamaları, QR koduyla dinlenen sesli ve görüntülü anılar, zaman kapsülü mektubunuz, "en’ler" oylamasındaki oylarınız ve beğenileriniz.
• Veli onayı kayıtları: velinin adı, çocukla yakınlığı, verdiği onaylar, onay metninin sürümü ve özeti, onayın zamanı, yöntemi ve IP adresi.
• Denetim ve güvenlik kayıtları: yazıların denetim sonucu, şikâyetler ve engellemeler, giriş zamanları ve IP adresi, uygulamanın hata raporları. Yazı metinleri hata raporlarına eklenmez.
• Satın alma: App Store ya da Google Play’den alınan ürün, işlem numarası, tutar ve hangi yıllık için alındığı. Kart bilgileriniz bize ulaşmaz; ödemeyi Apple ya da Google alır.
• Bildirimler: cihazınıza bildirim göndermek için gereken bildirim anahtarı, bildirimin hangi dilde gönderileceğini seçmek için cihazınızın dili ve bildirim tercihleriniz.
• Baskı talebi: yıllık bizim aracılığımızla basılacaksa teslimat adresi ve iletişim kişisi.

Kamera ve mikrofon yalnızca siz bir QR kodu okuttuğunuzda, fotoğraf çektiğinizde ya da anı kaydettiğinizde, izninizle kullanılır. Konum, rehber ve reklam kimliği kullanılmaz.

Hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple?

• Hesabı açmak, giriş kodunu göndermek, yıllığı hazırlamak, basmak ve dijital olarak teslim etmek: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m. 5/2-c).
• Yazıları uygunsuz içeriğe karşı denetlemek, kendine zarar verme işaretlerini sorumlu yetişkine iletmek, şikâyetleri incelemek ve hizmetin güvenliğini sağlamak: meşru menfaat ve hukuki yükümlülük (m. 5/2-f, m. 5/2-ç).
• Satın almaları doğrulamak ve yasal kayıtları tutmak: sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük (m. 5/2-c, m. 5/2-ç).
• 18 yaşından küçük öğrencilerin verilerinin işlenmesi, fotoğrafların yıllıkta yer alması, yazıların yapay zekâ ile denetlenmesi ve verilerin yurt dışındaki sunucularda saklanması: velinin açık rızası (m. 5/1, m. 9).

Verileriniz reklam, pazarlama ya da profil çıkarma için kullanılmaz ve satılmaz.

Veli onayı ve çocuklar

• 18 yaşından küçük bir öğrenci yıllığa katıldığında uygulama velisi için bir onay linki hazırlar. Veli onay verene kadar öğrenci yazamaz ve yıllıkta görünmez.
• Onaylar ayrı ayrı istenir. Verilerin işlenmesi ve yurt dışındaki sunucularda saklanması zorunludur; fotoğraf ve yapay zekâ ile denetim isteğe bağlıdır. Fotoğraf onayı verilmezse sayfada fotoğraf yerine adın baş harfleri yer alır. Yapay zekâ onayı verilmezse yazılar yalnızca kural tabanlı kontrolden ve öğretmen onayından geçer.
• 13 yaşından küçük çocuklar kendi hesaplarıyla katılmaz: uygulamayı çocuk adına velisi kullanır.
• Veli onayını istediği zaman geri çekebilir: uygulamadan, okula başvurarak ya da [email protected] adresine yazarak. Geri çekme, verileri uygulamadan ve dijital yıllıktan kaldırır; daha önce basılmış kitaplardaki sayfalar geri alınamaz.
• Uygulama 13 yaş ve üzeri için derecelendirilmiştir; mağazalarda çocuklara yönelik kategoride yer almaz.

Verileri kimler görür?

• Aynı yıllıktaki öğrenciler: adınızı, sınıfınızı, fotoğraf onayı varsa fotoğrafınızı ve öğretmen onayından geçmiş yazıları. Yıllığın içeriği başka yıllıklardaki kişilere gösterilmez.
• Öğretmen, okul yönetimi ve yıllığı düzenleyen yetişkin: ayrıca telefon, e-posta ve öğrenci numarasını, denetim bekleyen yazıları ve şikâyetleri. 18 yaşından küçük bir düzenleyici telefon numaralarını ve işaretlenen yazıları görmez.
• QR kodunu okutan herkes: yıllıkta basılan QR koduyla, öğretmenin onayladığı sesli ya da görüntülü anıyı açabilir. Zaman kapsülünün QR sayfası yalnızca adı ve açılış tarihini gösterir; mektup açılış tarihine kadar şifreli saklanır.
• Yıllığın basılı ya da PDF kopyasını alanlar: kitapta yer alan yazıları ve fotoğrafları.

Bunların dışında herkese açık bir profil, paylaşılan bir sınıf listesi ya da arama motorlarında görünen bir içerik yoktur.

Hizmet aldığımız şirketler ve yurt dışına aktarım

Kepyil’i çalıştırmak için aşağıdaki şirketlerden hizmet alıyoruz. Her biri verileri yalnızca kendi hizmeti için ve bizim talimatımızla işler. Yurt dışına aktarım KVKK’nın 9. maddesine uygun olarak yapılır.

Yapay zekâ denetimi öğretmenlerin, üniversite yıllıklarındaki öğrencilerin ve velisi bu denetime onay vermiş öğrencilerin yazılarına uygulanır. Yazı, içindeki isimler gizlenerek gönderilir; adınız ve sınıfınız gönderilmez. Model bir yazıyı yalnızca öğretmen incelemesine ya da düzeltilmesi için yazarına gönderebilir; hiçbir yazıyı kendi başına onaylamaz ya da silmez. Gönderilen yazılar yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılmaz.

Apple ve Google, uygulama mağazası ve ödeme hizmetlerini kendi gizlilik politikalarıyla, bağımsız olarak sunar.

Web sitesinde çerezler

mezuniyetyilligi.com’da Google Analytics yalnızca izin verirseniz çalışır. Onu, hangi sayfaların okunduğunu, ziyaretçilerin siteye nereden geldiğini ve hangi cihazla baktığını toplu olarak görmek için kullanırız. Reklam ya da kişiselleştirme çerezi kullanmıyoruz.

• Onay vermezseniz: Google Analytics yüklenmez, Google’a hiçbir istek gitmez.
• Onay verirseniz: Google Analytics _ga ve _ga_… çerezlerini koyar; bu çerezler en fazla 2 yıl saklanır. Hukuki sebep açık rızanızdır.
• Tercihiniz tarayıcınızda (localStorage) saklanır, bir sunucuya gönderilmez. Açık ya da koyu görünüm tercihi de aynı şekilde saklanır.
• Kararınızı istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz: sayfanın altındaki Çerez tercihleri bağlantısından. Onayı geri çektiğinizde Google Analytics çerezleri silinir.

Ne kadar süre saklıyoruz?

• Ham fotoğraflar ve yazılar: yıllık teslim edildikten 12 ay sonra silinir.
• Baskı dosyaları (PDF): teslimden 24 ay sonra silinir.
• Reddedilen yazılar: yıllık kilitlendikten 30 gün sonra silinir.
• Silinen hesaplar: hesap hemen kapanır, veriler 30 gün sonra kalıcı olarak silinir. Ayrıntılar: Hesap silme.
• Veli onayı kayıtları, satın alma kayıtları ve denetim kayıtları: yasal yükümlülüklerin ve olası uyuşmazlıkların gerektirdiği süre boyunca saklanır.

Verileri nasıl koruyoruz?

• Uygulama ile sunucular arasındaki bütün trafik şifrelidir (HTTPS).
• Her kişi yalnızca kendi yıllığını ve rolünün izin verdiği bilgileri görür; bu kural veritabanında da uygulanır.
• Fotoğraflar herkese açık bir adreste durmaz; uygulama onları kısa süre geçerli, imzalı linklerle gösterir.
• Zaman kapsülü mektupları açılış tarihine kadar şifreli saklanır.
• Bir veri ihlali olursa Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve etkilenen kişilere yasal süre içinde bildirilir.

Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlışsa düzeltilmesini, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zarara uğradıysanız tazminat isteme haklarına sahipsiniz.

• Uygulamadan: Ben → Verilerimi indir ve Ben → Hesabımı sil.
• Bize yazarak: [email protected] adresine, kayıtlı telefonunuzu ya da e-postanızı belirterek. Kimliğinizi doğrulamak için kayıtlı telefonunuza ya da e-postanıza ulaşırız.
• Okul aracılığıyla: okulun veri sorumlusu olduğu yıllıklarda okula da başvurabilirsiniz; okul başvuruyu bize iletir.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlarız. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Bu politikadaki değişiklikler

Politikayı değiştirdiğimizde bu sayfadaki tarihi güncelleriz. Önemli bir değişikliği uygulama içinden duyururuz. Veli onayı metinlerindeki her değişiklik yeni bir sürüm olarak yayımlanır; gerektiğinde onay yeniden istenir.